Reservierungstool fürs Restaurant: Was es können muss – und was es kosten darf

2026-08-08 · Ratgeber

Samstagabend, kurz vor sieben. Die zweite Runde wird eingedeckt, in der Küche stapeln sich die Bons – und das Telefon klingelt zum vierten Mal in zehn Minuten; beim dritten Mal ist niemand hingegangen. Im Reservierungsbuch am Tresen steht neben „Müller, 4 Pers.“ ein durchgestrichener Eintrag, den keiner mehr entziffert, daneben klebt ein Zettel mit einer Reservierungsanfrage vom Vormittag, die noch niemand bestätigt hat. Genau hier beginnt die Suche nach einem Reservierungstool fürs Restaurant: nicht bei der Digitalisierung, sondern bei zwei sehr konkreten Verlusten – dem Anruf, den niemand annehmen konnte, und dem Tisch, der doppelt vergeben wurde. Offenlegung vorweg: Wir stellen mit Stolio selbst ein Reservierungssystem her. Deshalb nennen wir Wettbewerber mit ihren öffentlichen Listenpreisen, kennzeichnen jede Zahl, die wir nicht auf der Anbieterseite selbst prüfen konnten, und behandeln Stolio genau einmal – ganz am Ende, in einem markierten Abschnitt.

Was ein Reservierungstool fürs Restaurant leisten muss

Im Kern ersetzt es vier Dinge auf einmal. Das Papier-Reservierungsbuch: Der Tagesplan liegt digital vor, jede Schicht sieht denselben Stand. Die Erreichbarkeit: Eine Online-Reservierung nimmt das Restaurant rund um die Uhr entgegen – auch um 23 Uhr, wenn der Gast auf dem Sofa beschließt, am Freitag bei Ihnen zu essen. Den Tischplan: Statt „vier Personen, 19 Uhr“ wird die Tischreservierung einem konkreten Tisch zugeordnet, samt der Frage, ob darauf später eine zweite Runde passt. Und das Gästegedächtnis: Allergien, Lieblingsplätze, Zahl der Besuche, Notizen zu Stammgästen – all das, was sonst im Kopf der Servicekraft steckt, die gerade gekündigt hat. Die meisten Systeme laufen zusätzlich als App auf dem Telefon, sodass Sie den Stand für heute Abend auch vom Großmarkt aus sehen.

Drei Arten von Reservierungstools – und was sie Sie wirklich kosten

Portale und Marktplätze wie OpenTable oder TheFork – und bis zur Abschaltung Quandoo – sind nicht nur Software für Restaurants, sondern zugleich Gästeverzeichnisse mit eigener App. Sie bringen Nachfrage mit und rechnen genau dafür ab: für Gäste, die das Portal vermittelt hat und die tatsächlich am Tisch sitzen, zusätzlich zur Monatsgebühr. Für OpenTable Deutschland nennt die Fachpresse übereinstimmend 1,50 € je vermitteltem Gast bei rund 99 € Grundgebühr, für die höhere Stufe 199 € – dieselben Beträge tauchen in einem Interview mit dem Deutschland-Chef von 2022 und in einem Fachratgeber von 2026 auf. OpenTable selbst veröffentlicht die Euro-Beträge auf seinen Preisseiten nicht; bestätigt ist dort nur das Modell: Buchungen über Ihre eigene Website, per Telefon oder als Laufkundschaft sind provisionsfrei, No-Shows und Stornierungen werden nicht berechnet. TheFork rechnet laut eigener Preisseite mit einem Prozentsatz des durchschnittlichen Bons pro Gast ab; die Höhe wird nicht veröffentlicht, sondern im Vertrag verhandelt – ein Haus mit hohem Durchschnittsbon zahlt für dieselbe Buchung also mehr als ein Bistro. Kursierende Euro-Beträge für TheFork stammen sämtlich von Vergleichsseiten Dritter und widersprechen einander, deshalb steht hier keiner. Wichtig ist: Der Handel ist ehrlich benannt. Sie mieten Nachfrage – und für ein neu eröffnetes Haus, eine Lage ohne Laufkundschaft oder ein Restaurant in einer Touristenstadt kann genau das der schnellste Weg zu Auslastung sein.

Eigene Systeme mit Widget drehen das um: Die Reservierung läuft über Ihre Website und Ihren Google-Eintrag, der Anbieter liefert die Technik, nicht die Gäste. Bezahlt wird pauschal pro Monat und Standort, ohne Provision pro Gast. Veröffentlichte Listenpreise, netto, Stand August 2026: teburio 29 € (ein Nutzer, bis 80 Plätze), 59 €, 89 € und 179 €; DISH Professional Reservation von METRO 54 € bei drei Monaten Laufzeit, 49 € bei zwölf, 39 € bei 36 Monaten, dazu 69 € einmalig für die Einrichtung; resmio 0 €, 69,90 € und 129,90 €; Gastronaut 0 €, 89 € (im ersten Jahr 69 €), 149 € und 249 €. Zwei bekannte Anbieter nennen gar keinen Monatspreis: aleno schreibt ausdrücklich, es gebe keine Pakete oder Pauschalen, sondern ein individuelles Angebot, und Zenchef – dort sind inzwischen auch Formitable, Resengo und Tablebooker gelandet – weist zwar 0 € Provision pro Gast aus, aber keine Monatsgebühr. Im Klartext: Preis auf Anfrage, Vergleich erst nach dem Verkaufsgespräch.

Die dritte Variante ist das Zusatzmodul des Kassensystems. Der Reiz: eine Rechnung, ein Ansprechpartner, Tischstatus und Umsatz an einem Ort. Der Preis gilt hier meist auf Anfrage im Rahmen Ihres Kassenvertrags, und der Funktionsumfang fällt je nach Anbieter schmaler aus als bei spezialisierten Reservierungssystemen für die Gastronomie. Fragen Sie deshalb ausdrücklich nach grafischem Tischplan, Warteliste und Anzahlung, statt sie vorauszusetzen. Wer die Kasse ohnehin wechselt, sollte das Modul prüfen – sonst wird die Reservierung zum Anhängsel einer ganz anderen Entscheidung.

Die Kostenfrage: Was darf ein Reservierungssystem für die Gastronomie kosten?

Für einen Einzelstandort liegt der realistische Rahmen bei 30 bis 90 € netto im Monat, funktionsvollständig oder bei hohem Volumen bei 130 bis 250 €. Das folgt direkt aus den Listenpreisen oben. Vier Dinge verschieben die Rechnung nach oben. Erstens die Steuer: Alle Angaben sind Nettopreise, dazu kommen 19 % in Deutschland und 20 % in Österreich; eigene österreichische Preislisten veröffentlicht kaum ein Anbieter. Zweitens die Laufzeit: Der günstigste Aushangpreis setzt oft eine lange Bindung voraus – die 39 € bei DISH gelten erst ab 36 Monaten, resmio kalkuliert mit zwölf Monaten Mindestlaufzeit und 10 € Aufschlag im Monat, wenn Sie monatlich kündbar bleiben wollen. Drittens die Funktionsstufen: Grafischer Tischplan, Anzahlungen und Manager-App kosten bei resmio je 19,90 € extra und sind erst in der obersten Stufe enthalten, bei teburio beginnt der grafische Tischplan im 59-€-Tarif. „Ab 29 €“ überlebt den Kontakt mit dem eigenen Anforderungsprofil selten. Viertens die Zahlungsgebühren, sobald Sie Anzahlungen oder Kreditkartengarantien nutzen: teburio nennt dafür 2,9 % der Transaktionssumme plus die Gebühren des Zahlungsdienstleisters, Zenchef je nach Tarifstufe 6 %, 4 % oder 2 % auf Kartenzahlungen. Das trifft nur den Umsatz, den Sie tatsächlich vorab kassieren – aber es steht in keinem Aushangpreis.

Die entscheidende Rechnung fehlt auf fast jeder Vergleichsseite. Nehmen Sie ein Haus mit 60 Plätzen und 900 Gästen im Monat, von denen ein Portal 300 vermittelt. Gerechnet mit der einzigen belastbar berichteten Zahl – 1,50 € je vermitteltem Gast bei OpenTable Deutschland – sind das 450 € im Monat und rund 5.400 € im Jahr, und die Grundgebühr des Portals kommt obendrauf. Ein Pauschaltarif hätte für die Verwaltung derselben Reservierungen 29 bis 89 € gekostet. Rein rechnerisch kippt es früh: Ab etwa 40 vermittelten Gästen im Monat liegt ein 59-€-Tarif unter 1,50 € pro Gast.

Diese Rechnung stimmt allerdings nur für Gäste, die Sie ohnehin gehabt hätten. Ein Gast, der Sie über das Portal zum ersten Mal findet und 45 € auf die Rechnung bringt, ist 1,50 € Vermittlung fast immer wert – so gesehen ist der Marktplatz ein Werbekanal und keine Softwareposition. Teuer wird nicht die Neugewinnung, sondern die Wiederholung: der Stammgast, der seit drei Jahren über die Portal-App bucht, obwohl er Ihren Namen längst kennt, und der jedes Mal aufs Neue abgerechnet wird. Welcher Anteil das ist, weisen die Portale nicht prüfbar aus. Daraus folgt eine brauchbare Regel: Das eigene System führt das Reservierungsbuch und ist die Datenquelle, der Marktplatz ist bezahlte Gästegewinnung – und lohnt sich, solange er nachweislich Gäste bringt, die Sie sonst nicht erreicht hätten, am ehesten in Randzeiten und schwachen Wochen.

„Kostenlos“ – der Haken

Hinter „kostenloses Reservierungssystem“ stecken drei völlig verschiedene Dinge. Erstens echte Gratistarife mit Deckel: resmio Basic kostet dauerhaft 0 €, umfasst aber nur die Grundfunktionen – grafischer Tischplan, Anzahlungen und Manager-App liegen in den Bezahlstufen. Gastronaut gibt 200 Gastplatzierungen im Monat frei, wobei der Deckel gesetzte Gäste zählt und nicht Buchungen: bei 2,5 Personen je Tisch also rund 80 Reservierungen, danach 0,12 € je weiterem Gast oder Tarifwechsel. Zweitens Testphasen, die als „kostenlos“ beworben werden – 30 Tage bei teburio, sechs Wochen bei Gastronaut. Drittens „kostenlos“ als reiner Anmeldeköder, der unbegrenzte Reservierungen verspricht und die Grenzen erst im Kleingedruckten oder gar nicht nennt. Fair bleibt: Für einen Landgasthof mit 30 Reservierungen im Monat ist ein Gratistarif eine vernünftige Wahl. Sie sollten nur vorher wissen, welcher Auslöser Sie in den Bezahltarif zwingt – die Gästezahl, der Tischplan oder die eigene Absenderadresse in den E-Mails an Ihre Gäste.

Checkliste: 8 Fragen vor der Entscheidung

Reservieren mit Google, die eigene Website und das Telefon

Die meisten Gäste, die heute ein Restaurant reservieren, beginnen nicht auf Ihrer Website, sondern im Google-Eintrag auf der Karte, meist vom Telefon aus. Steht dort ein Reservierungsbutton, wird gebucht; steht keiner, wird angerufen – und wenn niemand abnimmt, das nächste Haus in der Liste. Zwei Punkte fehlen auf den Anbieterseiten fast immer: Den Button gibt es nur über einen von Google zertifizierten Partner, Sie können ihn nicht selbst einrichten, und Ihr Unternehmensprofil muss dafür bestätigt sein. Ohne eigenes System gehen Sie in dieser Reihenfolge vor: Unternehmensprofil bestätigen, Anbieter auswählen und die Partnerfrage stellen, Widget auf der Website einbinden, Google-Anbindung aktivieren. Und vergessen Sie das Telefon nicht: In vielen Betrieben kommt weiterhin ein großer Teil der Tischreservierungen per Anruf herein. Gute Software schafft das Telefon nicht ab – sie sorgt dafür, dass ein Anruf in zehn Sekunden im selben Reservierungsbuch landet wie die Online-Reservierung.

Stolio: unser eigenes Produkt – offen gesagt

Zum Schluss, wie angekündigt: Stolio vereint drei Dinge in einem System – die eigene Restaurant-Website, eine Online-Speisekarte mit QR-Code und das Reservierungssystem mit visuellem Tischplan und Reservierungen je Tisch. Abgerechnet wird pauschal ab 19,90 € im Monat (Plus 31,90 €, Pro mit Schnittstelle 61,90 €), ohne Provision pro Gast; alle Preise stehen öffentlich, und Sie können 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Dabei sind die Gästedatenbank, die Ihrem Restaurant gehört und jederzeit exportierbar ist, automatische Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails an Ihre Gäste, die Anbindung an „Reservieren mit Google“, eine installierbare App fürs Telefon mit Benachrichtigungen (ab Plus) und die Kassenanbindung an Syrve (Pro). Bei Umzug und Einrichtung helfen wir kostenlos. Was Sie vorher wissen sollten: Die Verwaltungsoberfläche gibt es auf Tschechisch und Englisch, nicht auf Deutsch; die Buchungsstrecke für Gäste und die Gäste-E-Mails sind englisch beziehungsweise tschechisch; abgerechnet wird derzeit in Tschechischen Kronen. Fragen beantworten wir per E-Mail an info@stolio.cz – wer auf Deutsch schreibt, bekommt eine Antwort auf Deutsch.

Unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden: Rechnen Sie vor der Unterschrift Ihre eigenen Gästezahlen gegen die Provision, lösen Sie den Datenexport schon in der Testphase einmal probeweise aus – und wählen Sie das System, das Sie notfalls ohne Verlust wieder verlassen könnten. Das ist das einzige Kriterium, das über Jahre trägt.